Der große Essenszuschuss-Ratgeber
Alles, was Arbeitgeber über den steuerfreien Essenszuschuss wissen müssen: Sachbezugswerte, steuerliche Vorteile, Voraussetzungen und die digitale Umsetzung.
Was ist ein Essenszuschuss?
Ein Essenszuschuss (auch Verpflegungszuschuss oder Sachbezug für Mahlzeiten) ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung, bei der das Unternehmen die Verpflegungskosten der Mitarbeiter teilweise oder vollständig übernimmt. Bis zum sogenannten Sachbezugswert ist dieser Zuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei.
Sachbezugswerte 2024–2026
Die Sachbezugswerte werden jährlich angepasst. Hier die Entwicklung der letzten drei Jahre:
| Mahlzeit | 2024 | 2025 | 2026 |
|---|---|---|---|
| Mittagessen | 4,00 EUR | 4,13 EUR | 4,40 EUR |
| Abendessen | 4,00 EUR | 4,13 EUR | 4,40 EUR |
| Frühstück | 2,00 EUR | 2,17 EUR | 2,30 EUR |
| Gesamt (pro Tag) | 6,00 EUR | 6,30 EUR | 6,70 EUR |
Steuerliche Vorteile
Für Arbeitgeber
Keine Sozialversicherungsbeiträge
Der Essenszuschuss bis zum Sachbezugswert ist sozialversicherungsfrei. Das spart rund 20% gegenüber einer Bruttolohnerhöhung.
Betriebsausgabe
Der Zuschuss ist als Betriebsausgabe voll absetzbar und mindert den zu versteuernden Gewinn.
Mitarbeiterbindung
Ein Essenszuschuss steigert die Zufriedenheit und hilft bei der Gewinnung neuer Fachkräfte.
Für Arbeitnehmer
Steuerfreier Zuschuss
Der Sachbezug ist für Arbeitnehmer steuerfrei — das volle Netto kommt an.
Kein SV-Abzug
Keine Sozialversicherungsbeiträge auf den Essenszuschuss — mehr Netto vom Brutto.
Flexibilität
Mitarbeiter können überall essen — Kantine, Restaurant, Lieferdienst oder Supermarkt.
Voraussetzungen
Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- ✓Der Zuschuss darf den Sachbezugswert nicht übersteigen
- ✓Pro Arbeitstag darf nur eine Mahlzeit bezuschusst werden (15 Tage-Regel)
- ✓Der Mitarbeiter muss einen Eigenanteil von mindestens 3,10 EUR leisten
- ✓Es muss ein Beleg (Kassenbon, Rechnung) vorliegen
- ✓Die Mahlzeit muss an einem Arbeitstag eingenommen worden sein
- ✓Keine Bezuschussung an Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen
- Bei Überschreitung des Sachbezugswerts wird der gesamte Betrag steuerpflichtig
- Ohne Beleg ist keine steuerfreie Erstattung möglich
- Die 15-Tage-Regel (max. 15 bezuschusste Tage pro Monat) kann bei Betriebsprüfungen relevant sein
Rechenbeispiele
Beispiel: Einzelner Arbeitstag
| Position | Betrag |
|---|---|
| Belegbetrag (Mittagessen) | 12,50 EUR |
| Sachbezugswert 2026 | 4,40 EUR |
| Abzgl. Eigenanteil Mitarbeiter | − 3,10 EUR |
| Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss | = 1,30 EUR |
Hochrechnung auf ein Jahr
| Berechnung | Wert |
|---|---|
| Arbeitstage pro Jahr | 220 |
| Sachbezugswert pro Tag | 4,40 EUR |
| Max. Zuschuss pro Tag | 1,30 EUR |
| Max. steuerfreier Zuschuss / Jahr | 286,00 EUR |
| Sachbezug pro Mitarbeiter / Jahr | 968,00 EUR |
Digitale Umsetzung
Die manuelle Verwaltung von Essenszuschüssen über Excel-Listen und Papierbelege ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Moderne Unternehmen setzen auf digitale Lösungen wie Mittagsbonus.
Belegerfassung per App
Mitarbeiter fotografieren ihren Beleg und laden ihn über die App hoch.
Automatische OCR
Betrag, Datum und Händler werden automatisch per OCR erkannt.
Sachbezugsberechnung
Der steuerfreie Zuschuss wird automatisch berechnet.
DATEV-Export
Monatlicher Export für die Lohnbuchhaltung im DATEV-Format.
Essenszuschuss einfach digital verwalten
Starten Sie jetzt mit Mittagsbonus und automatisieren Sie Ihren Essenszuschuss — von der Belegerfassung bis zum DATEV-Export.